大大小小的公司都在使用 AI 进行员工入职培训。它可以为 HR 节省数天的时间。

快速阅读: 据《商业内幕》最新报道，人工智能正帮助大中小企业优化员工入职流程。日立和德克萨斯人信用社通过AI助手显著缩短入职时间并提升新员工参与度。成功的关键在于识别痛点、设定明确目标及跨部门协作。人工智能不仅能简化繁琐任务，还能提供即时解答，让新员工更快融入。

人工智能正在助力各类规模的公司简化入职流程。在日立公司和德克萨斯人信用社，人工智能不仅节省了时间，还提升了新员工的参与度。本文是“AI在行动”系列的一部分，旨在探讨企业如何实施人工智能创新。

当你的组织在全球范围内拥有接近30万名员工，且许多人处于远程工作状态时，你如何管理新员工的入职？这种情况既是对日立的一大挑战，也为其提供了机遇。去年秋天，日立通过引入一个人工智能助手彻底革新了入职流程。与德克萨斯人信用社这样的小型公司一样，日立也在将人工智能融入入职流程中，以节省时间和减少延迟。

人力资源咨询公司E.L. Goldberg & Associates总裁兼创始人埃迪·戈德堡表示，AI辅助入职在科技公司中较为常见，但在快速增长且快速招聘大量员工的企业中同样重要。在人力资源后台，人工智能可以帮助安排新员工需要签署的文件，并触发各部门的通知。对于员工而言，人工智能可能表现为一个24/7在线的聊天机器人，以自然语言回答新员工的问题。

“员工分布在不同的时区工作，”戈德堡说，“能够在你需要时随时回答问题的东西确实非常有用。”

随着人力资源和技术领导者将人工智能应用于入职流程，关键是要有一个明确的计划，了解技术可以解决的问题、成功指标，以及跨部门的测试与学习心态。

实用的人工智能实施始于诚实地讨论痛点。日立美洲IT集团副总裁兼负责人巴拉·克里希纳皮莱告诉《商业内幕》，希望将人工智能融入员工入职流程的企业领导者应首先识别痛点。尽管人工智能的应用确实可以提高生产力，但该技术“就像一件闪亮的新玩具”，克里希纳皮莱说，他补充道：“每个人都想进入AI领域。”确定问题可以引导研究和对话，从而选择或构建满足公司特定需求的方式。

在德克萨斯人信用社，领导层发现了一个主要的操作问题：员工开始工作时，其登录信息和系统访问权限并未准备就绪，该机构的人力资源主管珍妮·肖特说。“我们花了大量时间确保他们的办公桌看起来不错，”肖特说，“但实际上无法登录电脑。”

今年9月，该公司在入职流程中增加了机器人流程自动化，确保新员工能够使用系统。这一过程大约持续了六个月，并从人力资源部门与IT部门密切合作开始。

“人力资源部只有五个人，但没有人具备构建或完全理解我们可以做的一切的技能，”肖特说。IT部门提出了使用机器人流程自动化处理新员工登录的想法。

德克萨斯人信用社为自动化项目设定的主要绩效指标是节省的时间。在自动化之前，为每位新员工设置访问权限需要15至20分钟。现在只需不到一分钟。经理们也可以花更少的时间在行政工作上，更多时间欢迎新员工，而这些员工也能立即适应环境。“一切都为他们准备好了，”肖特说，她补充道，新员工可以“专注于学习而不是尝试弄清楚如何登录。”

日立将其痛点识别为流程延迟。入职一名员工需要10到15天，涉及许多手工表格，例如通知IT部门为新员工设置笔记本电脑或通知设施部门确保现场工作的人员有身份牌和办公桌。新员工的问题没有得到实时解答，这可能导致公司失去他们的参与度。

克里希纳皮莱说，日立将时间减少作为关键绩效指标。IT部门进行了市场调研，并构建了一个具有定制化大型语言模型的私有AI系统。工作人员向模型输入了来自公司网站、PowerPoint演示文稿、PDF文件和员工手册的数据，以便它能准确回答新员工的问题。

然后，IT部门与人力资源部门合作，与各个部门一起对AI入职代理进行Beta测试。一旦达成KPI和服务级别协议后，团队在大约六个多月的过程中于10月份扩展了AI入职流程。

结果：入职时间缩短四天，每位新员工的HR参与时间从20小时减少到12小时，克里希纳皮莱说。

定制AI以匹配公司需求

E.L. Goldberg & Associates的戈德堡表示，许多领导者对入职流程中的人工智能感到兴奋的是，能够根据独特需求定制这项技术。

“人工智能有多种口味，”克里希纳皮莱说，他补充道，公司可以根据自身技术成熟度来决定从哪里以及如何开始使用AI。一种“口味”是生成式AI，如ChatGPT，这是一种相对简单的应用方式。

自主型AI，即自主行动并做出决策的类型，可能更为先进。

戈德堡说，许多公司从自动化基础流程开始，比如设置电子邮件或分配设备。自动提醒可以通知新员工或HR如果有人未签署文件或未完成指定培训。

“所有这些小任务都非常常规，非常适合AI，”戈德堡告诉BI。

肖特说，德克萨斯人信用社计划最终自动化更多的HR功能，比如分配办公桌或停车位。目前，这些流程需要多次电子邮件互动才能完成。

最终，戈德堡说，任何一家公司部署的AI应用都需满足预先设定的指标，并提升新员工的入职体验。