5 个 ChatGPT 提示创建基本业务文档
快速阅读: 《福布斯》消息，这段话总结了文档化业务流程的重要性，通过创建详细的流程清单、标准操作程序、客户沟通模板和危机应对手册，可以减少对个人的依赖，提高团队效率和一致性。这不仅为业务增长创造了条件，也让企业主更加轻松愉快地管理业务。
This passage summarizes the importance of documenting business processes. By creating detailed process lists, standard operating procedures, customer communication templates, and crisis management manuals, one can reduce reliance on individuals, improve team efficiency, and create consistency. This not only fosters business growth but also makes running the business more enjoyable for the owner.
您的业务知识都存储在脑海里。每个流程、客户偏好和团队协议都只存在于您的记忆中。当有人询问某项工作如何运作时，您就成了瓶颈。您无意中建立了一个完全依赖您每天出现的业务。听起来像您吗？情况可以改善。将流程文档化，这样您就不再是唯一的知识来源。这些ChatGPT提示将帮助您。复制、粘贴并编辑ChatGPT中的方括号，并保持同一聊天窗口打开以便上下文延续。使用ChatGPT将您的业务知识转化为有价值的文档规划您的业务所做的一切大多数创始人从未列出他们所有的业务流程。他们凭记忆运营，使每一天都成为一场心智上的混乱。创建一个简单的四列电子表格就能改变一切，就像我系统化业务时做的那样。现在，ChatGPT可以帮助您完成这个任务。从列A开始，列出每一个业务流程（至少50项）。列B显示当前处理每个流程的人。列C标识未来应处理该流程的人。列D详细说明了实现这一过渡的行动计划，包括目标日期。这种方法构成了业务转型的基础。想象一下，在您的团队能够顺利运行而无需您在场的情况下，您可以进行一次长期旅行，然后通过此提示让它成为现实。
“创建我业务中所有流程的全面清单。逐一询问我不同领域的运营情况，以便我们能够构建一个完整的列表。对于每个领域，深入挖掘可能被忽略的具体任务和工作流程。一旦我们记录了所有流程，帮助我通过识别以下内容来制定过渡计划：1）目前谁负责每个流程，2）未来谁应该负责，3）哪些流程可以被消除或自动化，以及4）过渡的优先级。当您获得所需信息后，请以四列表格的形式呈现。表格格式为：列A—每个业务流程（至少50项）。列B—当前谁负责每个流程。列C—未来谁应该负责。列D—实现该过渡的行动计划，包括目标日期。”
创建标准操作程序当您不在时，业务不应停滞不前。标准操作程序为您的团队提供了每项任务的明确指示，从客户入职到处理客户服务问题。当新团队成员加入时，他们遵循操作手册而不是提出无数问题。将您的新流程表转换为每个项目的SOP。为了最大限度地提高效果，培训团队成员熟悉流程，然后让他们自己编写SOP。这使他们成为流程的所有者，而不仅仅是流程的跟随者。与他们分享此提示。
“帮我创建一份标准操作程序（SOP）文档。询问我关于要记录的一个具体流程的问题，包括步骤、使用的工具、常见问题和质量标准。然后，根据这些部分构建一个全面的SOP：流程概述、所需的工具/访问权限、逐步说明（附带截图占位符）、解决常见问题的方法、成功指标和相关流程。使其简单但足够明确，让新团队成员无需额外培训即可遵循。”
设计客户沟通模板不断重写相同的电子邮件会浪费时间并造成不一致性。模板确保每次都能进行清晰专业的沟通。模板不会使您的业务失去人性化。它们使您的业务更具可扩展性。它们让您不再成为进步的瓶颈。有了模板，团队成员更有信心，质量也更高。为他们提供基础，让他们在此基础上发展自己的风格。最终，他们甚至可能写出比您更好的邮件。
“将我的客户沟通转化为我可以与团队共享的模板。首先，请我识别关键的客户接触点（如入职、更新和反馈请求）。对于每个接触点，询问需要包含哪些信息以及应使用何种语气。然后，为每个场景创建专业的电子邮件模板，保持我的品牌声音的同时允许个性化。包括变量信息的占位符，并为我的团队提供何时以及如何自定义每个模板的指导说明。”
构建您的危机应对手册没有企业能预测每一个危机，但您可以构建处理意外挑战的框架。当企业面临突然的中断时，那些有系统在手的企业可以快速转向并更快恢复。2020年3月，我的业务在一个星期内减少了25%。有了流程在手，意味着更快恢复到全力状态。危机应对手册能让团队在没有您的指导下处理紧急情况，让他们在关键时刻有信心做出决定。记住，直到您真正需要它的时候才需要它。
“为我的业务创建一个强大的危机管理手册。首先，询问我特定于行业和商业模式的潜在风险。然后，帮助我为不同类别的危机（运营故障、财务紧急情况、公关事件和自然灾害/外部事件）开发响应协议。对于每个类别，概述：即时响应步骤、沟通模板、决策权、恢复行动和危机后的评估。将其结构化为文档，以便我的团队在我可能不可用的高压力情况下轻松遵循。”
记录您的公司文化强大的公司文化指导决策的制定、反馈的流动和成功的衡量。建立横向关系，感恩自由流动，形成“共同努力”的心态。这种做法有助于团队更好地工作并建立韧性。有流程固然好，但必须由合适的人以正确方式执行。您需要知道您委托的人是可信的、一致的，并且有能力完成任务。
“帮我记录公司的文化和价值观供现有和未来的团队成员参考。询问我关于决策是如何做出的、我们如何沟通、我们奖励哪些行为以及我们在组织中如何看待成功的问题。收集这些信息后，创建一份文化文档，包括：我们的起源故事、核心价值观的实际案例、沟通规范、决策过程和团队仪式。以新团队成员容易理解且现有团队成员可以在业务运营中参考的格式进行结构化。”
ChatGPT提示，通过文档化的业务流程让您自由您的文档努力为您买回时间，减少团队问题，并在整个业务中创造一致性。系统化的业务对买家更具吸引力，如果您将来想出售的话。但更重要的是，作为所有者，运行这样的业务更加愉快。把业务信息都记在脑子里只会让您困在业务里。现在就开始构建您的文档。
(以上内容均由Ai生成)
